经常用WhatsApp处理公事？小心这8个地雷！

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随着智能手机越来越普及化，各种通讯应用程式越来越方便，处理公事也不再只局限于email、打电话、sms，还有一种更便捷的方式—— WhatsApp！


图来源：网络




无论是向上司汇报工作进度，向客户询问最新进展，和同事讨论计划书，都可以通过WhatsApp来完成。也因为WhatsApp被过度泛滥使用，导致于很多人都忽略了在工作上使用WhatsApp礼仪。


以下8种是最不礼貌的WhatsApp使用方式，你肯定也曾经中招！


1.已读不回

最常发生的地雷，就是传了讯息，对方显示“已读”却迟迟不回应，让传讯息的人左等右等，并产生不必要的揣测。然而，以现代人（特别是日理万机的主管）忙碌的情形而言，就算点开了讯息，也不一定有时间、有心思真的“读”进去；也就是“显示已读”，并不保证“真的已读”。


因此，看到“已读”，不要预设对方是不在意你、或故意不回，很有可能只是正在忙，或还需要思考如何回应。


不过话说回来，对上司或客户（以及任何你在意的人）千万不要已读不回。如果正在忙碌时收到讯息而无法即时回应，可以传个简短讯息给对方，如“收到”、“抱歉现在会议中，下午回覆”让对方先放心，也为对方免除猜测的疑虑、节省等待的心力。


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2. 暧昧的贴图或表情符号

收到工作上接触的人（尤其是异性）传来拥抱、爱心等贴图，你会不会觉得有点尴尬，不知道该如何回应？贴图是表达情感的好帮手，特别对个性内敛含蓄的人而言，贴图真是「爱在心里口难开」的解药。


然而，建议“与私人感情相关的贴图”在私人领域（如家人、亲密朋友）用就好，在职场，尤其是对异性，还是少用为妙。


一个原则供你参考：真实世界不会做的事，在网路世界也不要传，如果在日常生活中不会拥抱，就不要传拥抱贴图，不是真的觉得“爱”他，就不要“爱心”传个不停！


3.半夜或清晨传讯息

你有过清早被讯息吵醒的经验吗？不论讯息内容多重要、多有益、多值得分享，当传送的时间不对，原有的价值就被抹消。一般而言商务讯息的时间，即等于上班时间，如果真的必须在晚上联络事情，也不宜晚于晚上10点。


4. 没有重点的声音讯息

大部分人采用声音讯息，除了因为打字不方便之外，就是要表达的太多，干脆用讲的比较快，但却往往因“讲不清楚”，让双方沟通得更累。为了让讯息清楚传递，不妨将声音讯息视同30至90秒的简报，慎重以待：除了传讯息前先确保不被背景环境音干扰，更要在心中拟好讯息的结构，简洁扼要、列点式说明；千万不要在讯息中支支吾吾、嗯喔啊等口语赘字连发，而让你的专业与沟通打了折扣。


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5. 一个讯息分好几次传

一个讯息分好几次传送，除了干扰对方也浪费时间，不够专业体贴，也容易造成资讯的误读。


建议你写重要讯息时，可以另开一个视窗（如手机里的记事本），先把讯息编辑好，包括错字、赘字、列点、标点符号......等皆确认没问题，再贴到通讯软体里，传送给对方。这个小动作能有效免除许多因手滑而造成扣分的风险（如写错客户的名字），虽然多了一层手续，但也多了一分安心。


6. 平铺直叙，感情不足

冰冷的文字，有时难免造成误会。例如“表格填完后传给我”，就算你并无此意，但很容易就让对方觉得有被命令的感受。正因为文字没办法传递表情、语气、肢体动作等非语言沟通讯息，因此“请、谢谢、对不起”等用语就更加重要！例如这句话如果改成“表格填完后，请传给我，谢谢您！”意思就更完整，收到的人也更舒服。


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7. 看不出是谁传讯息来

工作上使用的通讯软体大头照，一定要经过精挑细选，因为这是你展现专业形象的第一个门面。所以务必使用自己的照片，并且是好看、专业且“与事实相符”的（可别修图修过头，变成「照骗」了）。


千万避免卡通人物、小猫小狗、伴侣小孩合照、衣着暴露......等照片，毕竟工作归工作、生活归生活，职场上用的形象照，还是要选张能让人迅速连结到你专业能力的照片才好。


设定昵称和状态时也要注意，尽量避免使用花俏的符号或绰号（除非那是你想强调的个人特色），不论是用公司名、中文全名或英文名字，都要以“其他人一眼就能看出是谁”为原则。


8. 在群组中个人对话

当两个人在群组中自己开启一个与他人无关的话题，你一言我一语的径自对话，不仅对其他人不礼貌，无形中也暴露了自己的隐私。当你的对话内容跟别人没有关联时，请记得：用私人对话的方式就好，千万不要在群组打扰到其他的人。


（参考资料来源：商周）

*这篇文章由铁饭网授权转载*

weiwei318

其实还真的蛮不喜欢人家用讲话来回复，还真的不知道他在说什么

Razor_1130

很尽量的不用whatapps来处理公事，我们公司whatapps group只是用来share information。

angelting92

我觉得用skype就很好用了

hatesick

谢谢提醒！！！