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让人大翻白眼的5个Email坏习惯!

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发表于 29-5-2018 10:52 AM | 显示全部楼层 |阅读模式
Email是上班族每一天都必须用来使用的沟通工具,但是,我们往往为了讲求效率,而忽略了发送Email也必须该有的基本礼貌,不经意得罪了别人也不知道。


以下就是经常惹怒别人的5种email坏习惯,你沾沾自喜地按下发送键,搞不好收信的人在那一头大翻白眼呢!


图片来源:www.managertoday.com.tw




1、毫不考虑地直接按下“全部回覆”


如果该email涉及很多人,那么你在回信之前就要仔细考虑清楚,是否有必要将你回复的内容同时发送给所有人。


如果你只是想简单地回说“收到”或是“谢谢”,那么请选择特定的对象就好了。


另外,在你回信前,要先想清楚有哪些事情需要沟通?再分别针对你要沟通的内容,分别回覆给负责的人。事实上,这样个别的回覆,讯息比较清楚,也比较能达到沟通的效果,又能减少对其他人的干扰。


2、回答太过简短,显得没诚意


试想想,当你认真地写了一长串的完整邮件,而对方只是淡淡地回复:“收到”,那你是不是也觉得对方过于草率,缺乏诚意?


同样的,当你收到邮件时,如果不能马上消化邮件内容,也可应该回复多两句,例如“等到晚一点有空,我会再仔细看”;或者,你可以谢谢对方,例如“谢谢你提供的资料”或“谢谢你的整理”等。


3、信件主旨特别加上“急件”两个字


为了加快工作效率,很多人都会在email subject加上“Urgent”。不过,这个字似乎被很多人滥用了。首先你得先确定,这信件是有多急迫,需要对方多快处理或回覆。如果真的事态紧急,不如直接打电话是最快、最直接的方法,而不是用email的方式,期待对方马上回覆。


4、写信指责别人的不是


Email沟通无法看到对方的表情或说话的声音,因此如果用字不小心,很容易会让对方误会你的意思,因此要尽可能避免负面的字眼和指责的语气。


如果你需要提出纠正或是建设性的批评,调整一下自己的用字,用比较正面的说法提出你的意见。例如,假设对方的工作方式有些不妥或是出了差错,你可以说“之后如果碰到类似的情况,你可以⋯⋯”,而不是直接跟对方说“你不应该⋯⋯”。


5、像机器人一样冷冰冰


我们常常为了追求效率,而忘了人际关系之间该有的礼貌与温度。Email沟通也是如此,正因为无法面对面沟通,所以email里的文字正如同前文提及,由于缺乏面对面沟通,email的如果不谨慎使用便会引起误会。


就算你注重的是工作效率,也不要让对方觉得你的信件内容像是机器人一样冷冰冰。就如同和朋友见面讨论事情,总是会先打招呼,然后再切入正题。Email沟通也是如此,当然,你不需要说太多废话浪费时间,但是在进入正事讨论之前,可以先有简短的招呼语。


(重点参考自:阳光地带)


*这篇文章由铁饭网授权转载*
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发表于 29-5-2018 12:40 PM | 显示全部楼层
很多人喜欢在email开头写Dear xxx,Dear在中文是“亲爱的”,感觉好像一对热恋的情侣在对话酱,如果是男生写给男生,更觉得突兀。


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发表于 29-5-2018 01:21 PM 来自手机 | 显示全部楼层
我比较感冒没有写 subject 的 email.
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发表于 29-5-2018 01:55 PM 来自手机 | 显示全部楼层
现在 Email 已渐渐地被 whatapps group 取代了。
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发表于 30-5-2018 11:03 AM | 显示全部楼层
写电邮和回复电邮是一门学问。
经验告诉我们,与其发一封得罪人或生气别人的电邮,不如当作没看到不回复,至少后来可以减少很多不必要的麻烦。
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发表于 30-5-2018 11:50 AM | 显示全部楼层
MC2 发表于 30-5-2018 11:03 AM
写电邮和回复电邮是一门学问。
经验告诉我们,与其发一封得罪人或生气别人的电邮,不如当作没看到不回复,至少后来可以减少很多不必要的麻烦。

一封骂人的email比一通骂人的电话更糟糕

email永远可以被refer回去

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