我在社团工作的日子

katrina2399

KV的樣子比實際年齡年輕。
工作經驗多嗎？我不曉得，只知道她只說一點點。
之前也曾在這公司工作，但後來被人撬角走了。
据她說，她也和OL是好朋友。

實際上，請她來是替代CL，職位是助理秘書，與我一樣。
但不知道爲何，OL的意願，竟然叫CL交待同一個活動給她與我。
可是，這公司的政策是，一個活動只有一個活動秘書。怎麽變成兩個？
由於她是替代CL,所以我沒有必要參與那活動。我開始抽身。

KV是有孩子的人，也很愛護家人。
每次晚上要開會，我想是要她的命。每次開會完畢後，她都很匆忙離開，都沒有punch卡。
我也無意替她去開那個會議。
也許她剛接手，也很難吩咐我協助她。

而我卻只在史料展與她合作。卻被OL說，是我投訴KV辦事能力不好。（這後來KV有和我提過，她也不認同這种意見）

她的使用期到了。OL卻沒有意願確認她是正式員工。
原因是什麽？
OL給了一封信，内容是：KV不能配合公司的工作文化？
OL說，再給KV一個月時間。

可是，KV的心不在這公司了。
在KV收到這封信的一星期裏，KV遞上辭職信。
OL也沒有挽留KV。

後來再遇上KV，KV告訴我，當時她已找到一份工作，而那公司也在一星期内確認她是正式員工。
KV說，她和OL談話内容是，OL不滿意她準時上班準備下班。（kV反駁，工作時間就是那9-5，有什麽不妥。）
再來，就是KV無法與我配合。（我還是很莫名其妙。）
KV說，LY（就是OL的上司）曾向OL問，爲何無法確認KV是正式員工？OL並沒有解釋。
KV和LY曾談過一小時，LY嘗試挽留KV。（到底用什麽方法？什麽方法都沒有，就只是齋talk，不用薪金，不用職位。）

KV正式在八月尾離職。
那誰替代她的工作？

Laoman

办公室政治。。。看到都xian。。。但偏偏又有小人喜欢。。。

Laoman

干吗卡妹到现在都还米新故事上的？？？帮你推个123456下

katrina2399

原帖由 Laoman 于 6-8-2007 08:18 PM 发表
干吗卡妹到现在都还米新故事上的？？？帮你推个123456下

糟糕，被你發現了。。。
遲些給你寫。。。謝謝捧場。。

柠檬绿茶

职场心酸道不完。。

有人的地方就有是非。那完全正确！

潇遥仙

你那个ISO颁奖礼很刺激下。。。

katrina2399

原帖由 潇遥仙 于 7-8-2007 09:40 PM 发表
你那个ISO颁奖礼很刺激下。。。

是咯。。LY的脸是全黑了！！

潇遥仙

那之后有没有事？

katrina2399

原帖由 潇遥仙 于 8-8-2007 12:30 PM 发表
那之后有没有事？

没事。因为是那个答应要来的dato没有来。。。LY不敢鸟他。。

katrina2399

真不好意思，嚴重脫稿。

KV走了，公司是否有意思再度請人？
OL告訴我，她想把我調上來取代LV的位子。好，反正我也做膩婚姻註冊的事情，是時候學習其他東西。
那我的位子呢？
OL說，她會請人來替代我，但在未請到人之前，我需要兼顧兩方面的工作。
就這樣，我開始接KV的工作。
這時候，KV手上的工作只有一個頒獎典禮。然而，KV並未處理那些審核工作。
我一翻開資料。天呀！要如何處理才好？
KV在籌委會時表示，要把這些資料電腦化。
KV曾經向OL提過，需要買個scanner，掃描這些華文資料，但是OL不允許。
當時，KV告訴我，我還是不解，後來我明白（還真的很久之後），KV是要安裝一software，可以把圖片内的中文字copy出來，不必重新打過。
OL不明白。
後來我看了，我明白自己在這麽短的時間内，是不可能閲讀全部資料，再重新撰寫，我只好掃描列印就好。

實在很多東西煩，尤其這活動是LY當顧問。

還有究竟他們在幾時可以請到人來替代我婚姻註冊的工作？

幸好在9月時，我沒有安排集體註冊。不然更顯！

simonkuan

期待继续!!

katrina2399

先不談究竟請到人嗎？我看到有幾位來應徵就行了，至少我知道OL有意請人。

到目前，我仍然是婚姻註冊的負責人。
我手上還有一project在，就是和政府部門合作的晚宴。（協辦單位有報館、電視臺、雜誌等等。）
這活動是邀請註冊超過一年的伴侶出席，當出席結婚註冊紀念日般啦。
訂在11月11日，在sunway hotel 進行。
我這裡就有收到100張請柬，分派給有意思參與的伴侶。
那天的活動是免費的，可是必須收deposit RM100，當天會退還。

其實這時候，我已經不在註冊辦公室内，改在其他辦公室了。
我把請柬交給主任，吩咐她如何處理。

怎知道還是有狀況發生！

主任告訴我，不見32張請柬！可是沒有人給deposit，也沒有收到RM3200。
（這時候，替代我位子的人來上班了。）

我們只好告訴OL有這囘事發生。
OL會如何處理？
當然她一個個員工叫來問話。沒有一人說弄不見，沒有一人說給了哪些伴侶。
OL說我沒有算清楚請柬。算了，她想賴在我身上。
問不出什麽東西，該如何處理？
（OL懷疑是印籍同事拿去給人，自己收下RM100每張。）

OL就下此策略，把註冊辦公室的全部職員，包括我、4名書記和1名主任一起討論。還有，別漏了，新上班的小姐還有另1名秘書。
（新上班的小姐會在這名秘書管制下，而我一向來在OL管制下，完全不一樣了。）

OL談了很多。
大意是不會告訴公會上的理事會，但要我們承擔責任。
什麽責任？就是怕有人拿着這些請柬去參與活動，當日會領回那RM100。
總的來說，我們要準備RM3200!預防有人去參與。
婚姻註冊有6個人，就這6個人負責，其中有位印籍表態，他很少處理顧客事，也未看過那請柬，他拒絕負責。
另一名印籍表示，他認爲需要呈報給理事會知道，由公會負責這損失。
當然，OL不允許呈報給理事會，爲什麽？OL認爲理事會會發warning letter,影響花紅加薪。

你們想知道我如何想嗎？
其實我想呈報給理事會，由理事會處理。
爲什麽？因爲我想讓理事會知道，OL處理方法不當。
可是我卻被OL擺上台！！

這時候，很巧，有一通電話找我，我大約用了10分鐘。
當我一進去，OL就已經說服全部人，然後再加多一句：Katrina是願意負責那一份錢的。
我看到全部人的表情，已經認同OL的話了。我沒話說！
（那部門的書記都以爲我事前和OL談妥了。）

最鳥的是：OL對着新人和另一名秘書，此事與他們無關，如有賠償，屬於那部門6個人負責！
OL臉轉向我，用中文說：“Miss F(其中一書記，也是該公會的會員)不必付，公司會幫她付，你知道他的狀況的。”
鳥！什麽狀況？難道我的狀況就很有水啊！可以付RM500!!
怎知另一華人書記聼見，她就對OL說：“我也不要負責！不付這筆錢。”
猜想OL會如何回答？
荒謬！OL竟然對着我們其餘4個說：這華人書記不要負責，你們自己談妥，或者你們4個分擔她那部分！
一印籍就問華人書記，爲何不要一起承擔，之前都說好一起承擔。
結果，我們4人都不想說這麽多，也不會去付華人書記的那筆。
因爲什麽？
因爲我們4人都覺得沒有人會去claim那錢，那些請柬大多數都是遺失。

從這開始，我明白OL根本都不擅于管理，根本是一個師奶！

katrina2399

为了证明那32张请柬是不翼而飞，我出席了那个晚宴。
我在柜台表明来意后，负责人告诉我，暂时没有人出示来自我公司的请柬。
我进去吃了些食物，看一下环境，在sunway人造沙滩内举行。
没什么节目。稍许闷。
到了8点多左右，我再找负责人，一样的答案。
我走了。
第二天，报告OL。
OL笑笑，没说什么。
我无力和她说这么多，就只跟我那些下属说，不必赔偿。

我公司对于这事情，作了什么？
就只是叫新人YH写封道歉信给主办当局。

katrina2399

自從KV走了，我必須取代她的工作。
還記得頒獎典禮？
這頒獎典禮是青年組負責執行，可是這社團太大了，很多員工，變成都是員工在工作，而所謂的青年組組員是很少執行。
這頒獎典禮還有另一個青年組秘書PH(也是職員)。
由於PH的文書工作不是很行，所以都是我在處理文書工作。
PH就負責聯絡還有頒獎典禮晚宴的幕後工作。（其實我不會不滿意這種安排，因爲PH有他的長處，他在人脈還算不錯。）

我一直都在處理資料，這些資料太多了，連掃描後，列印、複印都很花時間。
我一直在公司做這些事，有時還得加班。
時間都不足夠我處理，況且還要把資料寄給評審看。
評審由不同領域的人才或專才組成，有些蠻年輕，有些已經超過60嵗。
之前在會議議決，可以把掃描後的圖案燒錄在光碟，再寄給評審。
原來都是錯的。
和評審溝通後，他們都不願看光碟，要看紙張的。
好！我就複印吧。
我花了很多時間，有時我還得加班。一直把它完成。

評審會議訂在10月30日（在這星期内是有deepavali）,星期日上午。
我記得，在星期六，我被逼加班了。
我必須安排場地，安排處理文件，這些都是我一人在做。
當時，我做到晚上8點，我打算去吃晚餐，預算錯誤，去了15碑，梟！封路！
人家印度同胞要慶祝啊。
一想到，都十分難過！
我要工作！堵車也很厲害。
我吃了晚餐後，再度回到公司處理。
第二天，我早上9點到公司，忙着記錄，算票，當然PH有出席，幫我去買糕點(實在好人，雖然我覺得他買太多了)，幫忙我做司儀。
我還叫多兩位同事幫我錄音，還有拍照，錄影。（這兩位都不必給OT，因爲他們星期日要上班。）
順利處理評審會議！

說到OT,我10月、11月都很多，因爲要留下來處理文書工作，日常時間是不足夠的。
OL看到我的申請OT表格，不悅廖。
雖然她批給我，可是到後來都影響其他人的。

因爲她在行政會議上公佈：凡是留下來處理文書工作，而不是開會或者活動的，一律都不可以申請加班津貼。

實在痛恨！那區區幾十元看到這人如何對待下屬！

katrina2399

這公司的規模蠻大，在外號稱自己辦了很多很多活動。(這見仁見智吧。)
公司的活動有分為例常活動和非例常活動。
例常活動就如新年活動，非例常活動就指非常突發的。有可能是某個人/理事想辦個活動。
還有一個分辨方法就是活動的預算案在不在那一年的預算案簿子裏。(每一年10月份，每個部門的助理秘書要提呈活動預算案，然後再由小組通過，再提呈理事會通過。)

1. 首先，要開會。
在開會時，先成立籌委會。
如果是青年團活動，就多數由青年團團長當主席，若團長退位讓賢，就另找人當。其實也不會怎樣的，當主席的責任大，但工作量少，甚至可以說無工一身輕。（但我也有碰到一理事很賣力，努力去找錢，因爲是籌款活動。）
其他的成員又如何？
也一樣從青年團内遴選。
最重要的職位是什麽？
秘書？當然是！只是要加上“活動執行秘書”！這職位誰人會當？就是我們這些職員。(要包山包海，只沒有包洗廁所！)

過後，就由活動執行秘書寫好活動宗旨、目標、預算案等等。(如果前一年已批准，附件就行了)

2.再開會。
接一連三的會議，都會談活動流程，活動預算費用等等。
如果是晚宴，就會談一談席位是賣多少錢，再由秘書向酒家拿菜單。之後，再由籌委會決定那家酒家。決定後，籌委會大多數都會去試菜。如果是sekichan酒家，籌委會就會找一天驅車去了。
如果是節目表演，就會談談節目。秘書就必須去找節目，然後再讓籌委會決定。費用要視表演者的知名度了。
如果是佛教活動，秘書就會去找法師。看法師的意願如何，當然籌委會會付果儀以示尊重。

3.也是開會。
這次是開新聞發佈會了。如果是對外的活動，基本上都要召開新聞發佈會。
活動執行秘書就要發函通知報館。大多數時候，我們都選擇在新聞發佈會前一天發函通知報館派記者前來。在新聞發佈會當天，就會在早上搖個電話給報館，問是否有派出記者，當然是以中文報爲主。
每間報館都有社團公關，也有跑社團新聞的記者。
很多時候，報館都不大肯派人出來，因爲太多社團活動了，或者當日有很多新聞發佈會。
報館的建議是，如果可行的話，自己寫好新聞稿，再傳真或者電郵給他們就好了。
如果是和報館聯辦，那就視情況而定了。和A報館合作，B報館就不會派人出席。如果派人出席，新聞出街的話，A報館的名字就不出現了。


新聞發佈會當天，活動秘書要準備那些大字寫着“X X 活動新聞發佈會”、“2007年5月5日”、“YY單位主辦、協辦”之類的字眼。
再來，秘書就要在之前寫好活動内容的文案，複印好、排放在桌面。屆時，籌委會主席就會依照内容而念。(不是每個主席都有本事當着人發表説話)
如果記者有問題，就會當場發問。此情況比較少，如果秘書給的資料不足，記者才有可能問。
最重要的時刻來了！就是拍照！每個出席的人都會湧上去拍照，只為這一刻啊！
過後就是茶點時刻！秘書要記得吩咐同事在早上買好茶點，秘書要記得吩咐女工泡茶，一刻都不能怠慢。（在某些時候，秘書還要兼任倒茶、捧茶的工作。）
如果活動很重要的話，還可能有午餐招待。我就試過在kelana seafood辦個新聞發佈會，之後是豐富的午餐。

[ 本帖最后由 katrina2399 于 29-8-2007 01:01 PM 编辑 ]

KimD@ngD@ng

恭喜升精

katrina2399

4.還是開會
這次是和公司的工作人員開會。這也是向OL報告的環節。
活動秘書要事先整理好一名單，就是需要多少人幫忙這活動，還有他們負責的部分。
例如：報到處、招待貴賓(在晚宴、頒獎典禮等)、幕後工作人員（如有舞臺節目，可能需要人出場捧出紀念品之類）、節目催場、音響、燈光。。。
OL會過目，如她滿意就可以執行，如她不滿意，她會當時增刪。
活動秘書也要準備節目流程給她過目。
活動秘書將在會議上說明一切。
很多時候的秘書比較喜歡私下和同事談好，但OL不喜歡，往往一個會議會開上3個小時。

5.向財務部申請petty cash
如果活動需要錢的話，活動秘書需要填表格申請petty cash。
大致上，活動秘書會依據預算案申請。
如沒有超支，就填普通表格，如超支，就填特別的，還要說明理由。如果填錯，LY秘書長有權丟出來不簽，這樣就申請不出來。如果時間不允許下，或者碰見簽支票的人出國，就自我保重。
很多時候，財務部的同事會提醒你。
爲什麽需要petty cash？如果有舞臺表演，表演者都會支現金，我們也很樂意。因爲申請支票，還要填表格，也要等上一段時間。
再或者我們需要買東西，就必須用到現金。（purchaser很少幫你買，自己去買會比較快。）

katrina2399

原帖由 KimD@ngD@ng 于 28-8-2007 09:24 PM 发表
恭喜升精

我今天才看到。。

katrina2399

6.文書工作
活動秘書會開始準備資料和文書工作。
a.活動流程(晚宴/頒獎典禮）。
從嘉賓入席，我們要寫工作人員如何處理報到、帶位。
確定節目準時開始。
嘉賓/主席致詞（很多時候，主席的講稿都由活動秘書寫好）
表演節目（要列明幾時放音樂、slide show、影片等）
頒發獎品(要確認獎品/獎金多少)

b. 需要多少工作人員
之前提過，要OL看過，活動秘書必須填寫表格，列明什麽人什麽工作，讓OL批准方行。

c. 擬寫活動内容
如有任何特殊活動内容，必須寫好。
連同主席講稿、活動流程表等，放入信封，在活動當天交給記者。

d. 準備意見書
秘書必須擬好意見書内容，在活動當天放在顯眼處，讓出席者填寫。
（看了許多意見書，大致上針對停車場。）
如果提上給LY看，無補於事，因爲他都沒有辦法。

e.slide show
活動有任何介紹的話，秘書有必要整理一份slide show。很抱歉的是，我們如何做都是power point。
爲什麽？因爲我們只會這個啊，公司沒有送我們去上課程，原因是要錢。

f.邀請嘉賓/贊助商
如有需要嘉賓出席，秘書需要擬函邀請嘉賓。
Follow up 也是秘書工作。
如果不想給這麽多錢，獎品可以找贊助商，這時秘書也要擬函徵求。

g.通知報館
也是要求派記者和攝記。如果是晚宴，我們還會安排一桌給他們。

h.安排桌位
如果是晚宴，秘書需要確定一事就是嘉賓的座位。根據嘉賓在公司的重要性而安排位子。
安排後，還要交給主席過目,這還要看主席有沒有私心，如有，他們會建議把朋友放入貴賓席。之後，還要交給OL看。
如順利過關，就好辦了。如不，活動當天還會很多修改。
如果不是晚宴，而是在禮堂擺放椅子的話，這好辦多了，放兩三排banquet chairs，再貼上貴賓席的紙上去就好了。
當然秘書還要準備如何擺放桌椅的平面圖給雜工，他們就會依據來佈置會場。

[ 本帖最后由 katrina2399 于 29-8-2007 06:52 PM 编辑 ]

katrina2399

活動當天
由於這公司的活動很多，我選一種來談，就是晚宴。

1.如果活動在星期五進行的話，上班時間就如常上班，就是早上九時至下午五時。如果是在星期日，就會要求協助你的同事下午5時開工。（我本人會在下午2時或3時開工）
工作天就會開始安排席位，位置圖和座位名卡就會由一名女職員負責。（她做慣做熟了）
活動秘書就要確保舞臺背景弄妥，有時候supplier會提早一天處理好。
而酒家就會在上午11時或者下午2時來到。
活動秘書也必須開始複印活動資料、講稿、意見書，這些東西還可以交待別人處理。
當然還要準備嘉賓名單，座位圖，以讓同事們協助你帶領出席者入場。
如果還有獎品或紀念品，也要確保這些東西在幕後了。
而負責音響和燈光的同事就會檢查儀器。

2. 下午5時是時候休息吃晚餐？按照公司的條例來説，這是應該的。可是很多時候，活動秘書不什麽可能在這時間休息。
當然還有同事真的會休息，由於會場在公司内，部分同事將去洗澡小睡一會兒。
可是，OL並不是這麽想。如果OL在場，活動秘書和其他秘書是不可以休息，因爲OL會吩咐處理其他有關晚宴的事情。
例如，安裝手提電腦，試播影片之類。

值得一提的是，每次的OT Claim，是不被允許claim 5pm - 6pm。硬性規定的。好聽是說讓我們休息。然而，每次酒家提供的便菜才會在6pm準備好，變相我們要在6pm吃飯。可以吃一小時嗎？不可能的事，因爲在6pm左右，許多籌委理事都到了會場，部分嘉賓也到了，我們要開始工作了，招待客人了。就這樣匆匆忙忙吃15分鐘吧。（便菜是RM50一桌，供10人吃，有飯有3菜1湯）

3.爲了讓人手足夠，活動秘書將會要求青年/婦女組協助帶位。（期望不要太高，因爲他們會出捅子麻煩的）
如有貴賓（例如部長之類），就要安排貴賓室了。如果貴賓遲到，就要準備聯絡貴賓的助理。（部長級可能需要聯絡助理，如助理沒有陪同，可能要聯絡保鏢，還是司機。）
全部貴賓、出席者有80%出席了，晚宴就可以開始。（最重要的是貴賓吧）
還有一點，活動秘書還要留意記者到了會場嗎？很容易確認，就問櫃檯，剩下多少信封，信封上都寫明那一件報館了。如果發現只發出一份，就要到記者席確定了。（記者很聰明，會到記者席就坐的）

4.節目正式開始。
如果貴賓到齊了，活動秘書會到舞臺後。而在報到處的同事也會到舞臺後，爲了讓公司的津貼發揮更好的經濟效應，負責報到帶位的同事都會負責舞臺後的工作，幫忙捧出獎品/紀念品之類的工作。
活動秘書也會安排一人負責與酒家協調，看酒家出菜的速度與節目進度是否配合。
如果需要slide show，活動秘書也會安排一人在前臺負責操作電腦。（負責音響的無法同時兼顧。）
如果情況允許的話，就是人手足夠，也會安排一人負責和節目表演者協調出場序。活動秘書還需要帶着現金，支付他們的酬勞。
還有一些搬搬擡擡的工作，就要勞煩雜工，雜工的阿頭會安排他們的OT。
做司儀的那位若是公司的人，他還要兼顧部分音響和燈光。
如果一切順利，工作人員就會集在一起，在後臺等待，等節目完畢，就可以punch card放工。
如果有突發事情，就有托活動秘書去處理，如活動秘書無法處理得到，那就等第二天給人訓話。
一切完畢後，活動秘書要記得去收集意見書，收拾電腦。
會場就有待女工和雜工收拾了。
大家都可以去punch card了，回家了。

如果活動結束是在10:30pm，那OT Claim只能從6pm至10pm。即使你寫到10:30pm也沒有用，OL在批准時，會刪除那30分鐘。
原因很簡單，OT 4小時可以獲得RM 30。4-8小時才有那另RM30。