职场生活上,除了与客户见面和通电话之外,另一个我们最常用的方式就是发邮件啦!虽然不好的邮件格式有千千万万种,但好的邮件通常都离不开以下几点: 1. 能文字化的东西尽量别发图片
越来越多人渐渐习惯把要发的讯息用图片来取代,文字反而渐渐被淘汰了。 可是,重点来了! 随着科技洪流的进步,我们的生活越来越离不开智能手机,包括工作上也是。 这样就给使用手机来看邮件的收件人带来了很多困扰! 图片比文字往往需要更多的时间和流量来下载,而且,你不一定能保证你发的手写字好看、图片清晰得对方能够一目了然地接收到你的讯息。 而且,如果你用图片来发的话,图片上的文字是不会被 detect 到的,也意味着这封邮件日后被人 search 到的几率是很低滴 ~ 2. 邮件的重点应简单明了 发邮件时,尤其是公函,应该确保自己的重点可以非常清晰地被接收。所以,简单直接、简洁有力的邮件内容是很有必要的。 采用小时候学到的 5W1H 就可以啦! 在邮件的一开头就清楚地概括谁(Who)、什么(What)、什么时候(When)、为什么(Why)、Where(在哪里)和怎么样(How)可让人清楚邮件的来意,快速处理邮件内容。 3. 明确的资料和要求 承接刚才的 5W1H,邮件里的内容需要有明确的资料和要求。 比如说,如果你把邮件同时发给很多人,那么抬头人就要明确写出,而不是简单的 hi 就可以了。 如果这件事情有一个 deadline 要遵守的话,最好明确写出什么时候之前(before)日期,而不是尽快 / ASAP(As soon as possible)这种模糊的资料。
另外,对于请求别人帮忙的文件,也需要明确写上需要他们帮助的部分。 4. 标点符号和错别字 虽然很少人会注意到这一点,但这也是需要留意的地方。 在收到商业邮件时,对于那些有错别字的邮件,我们往往会主观地判定对方的不专业。 英文邮件里的 past tense、present tense,中文邮件的“的”、“地”、得”,还有那些错别字,仔细一些就能避免掉了。 ~以己度人,怎样的邮件会让你愉快地回复,那就是一封好好遵守邮件礼仪的好邮件啦!~ |
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